Orice firmă își calculează până la finalul anului contabil profitul, care este obținut prin scăderea din venituri a cheltuielilor, adică a costurilor pe care le are firma. Știm că aceste costuri sunt de mai multe feluri: producție, funcționare, personal și așa mai departe. Însă există și costuri ascunse, costuri care nu sunt atât de vizibile sau care nu apar frecvent.
Care sunt aceste costuri? Cum apar? Cât de mari sunt? Pot fi evitate? Probabil aceste întrebări sunt/au fost la un moment dat în mintea multor antreprenori. Acestea trebuie identificate, luate în calcul, deoarece detaliile fac diferența.
Lipsa de control
În general aici costurile ascunse sunt date de costurile de oportunitate, subiect care nu se termina niciodată. Lipsa de control nu îți permite sa reașezi prioritățile, direcția în care mergi, deoarece intervine costul de timp.
Un task care trebuia terminat într-o săptămână
- neverificat deloc – poate fi necorespunzător, rezultate zero;
- neverificat deloc, se reia, te costă 2 săptămâni să îl refaci – costuri duble;
- verificat în etape intermediare – asigură mai bine relevanța, calitatea și încadrarea în termen cu cele mai mici costuri.
Alte costuri ascunse se pot identifica prin analiza ratei de retur a produselor în magazin. Chiar dacă firma își primește produsul înapoi, iar clientul își primește banii, există costurile de transport suplimentare, care trebuie suportate de către firmă și care adună sume consistente în timp. Analiza ratei de garanții ne arată alt cost ascuns: cel al reparării/înlocuirii produselor care au fost aduse înapoi de clienți pe baza garanției.
Lipsa de planificare
Când lipsește un plan, se lucrează fără priorități, respectiv nu se știe ce/cum/când trebuie finalizat. Te duce în situații de criză, unde de regulă ai costuri mai mari pentru aceleași materiale din motive de timp pe care nu-l mai ai la dispoziție
Managerul/Coordonatorul trebuie să formuleze sarcinile de lucru ale echipei/ale fiecărui angajat în așa fel încât fiecare să știe ce are de făcut și cum trebuie să își îndeplinească sarcinile de lucru. Atât rolurile și sarcinile fiecăruia, cât și obiectivele firmei trebuie să fie înțelese de către angajați, pentru ca întregul proces de desfășurare a activității să fie în concordanță cu așteptările firmei și pentru ca obiectivele urmărite să fie atinse.
Recrutarea neglijentă
Atunci când vrei să îți mărești echipa, în anunțul de angajare trebuie să se regăsească profilul angajatului potrivit pentru postul respectiv. Acesta include mai multe criterii și funcții pe care trebuie să le onoreze viitorul angajat, pe baza acestora fiind departajarea aplicanților de care trebuie să se țină cont în timpul interviului. Altfel, se va ajunge la angajarea unui profil nepotrivit, care va genera costuri.
Nedefinirea clară a jobului și a interacțiunilor cu restul angajatilor
Graba să fie finalizat procesul de cele mai multe ori te face să pierzi dublu – pierzi timp cu noul angajat nepotrivit, iar apoi trebuie reluat procesul – la toate asta se mai adaugă și faptul că… poate fi prea tarziu.
Achizițiile/investițiile nejustificate
Atunci când achiziționăm ceva pentru firmă (calculatoare, utilaje, scaune etc.), alegem mereu ceva de calitate, durabil și care să se potrivească perfect nevoii pentru care facem achiziția. Însă, uneori aceste achiziții tind să fie mai scumpe decât ar fi cazul. De exemplu, achiziționăm un Mercedes de 50.000 euro în loc de altă mașină de 20.000 euro, dar care-și face treaba. Același principiu se aplica la investiții birouri, chirii spații, tehnologie, oameni. Practic, plusezi puțin mai mult decat ai nevoie atunci când îți permiti. Aici intervine partea subiectivă în care unii pot lucra doar cu Mercedes, Apple, etc.
Lipsa de motivație/viziune
Oricare teamplayer nemotivat, nu va contribui cât poate la bunul mers al companiei, nu va da 100% din ceea ce poate face pentru firmă. Dacă va putea salva costurile companiei, acesta nu o va face deoarece nu este suficient de motivat; n-are chef ori nu e treaba lui.
Lipsa de leadership, poate influența motivația – șeful direct în general este factorul. Dacă acesta nu manifestă suficientă atenție asupra echipei și a modului de lucru, angajații își vor îndeplini sarcinile fără a se consulta cu acesta, dacă le vor îndeplini.
Pe lângă explicarea obiectivelor și a sarcinilor de lucru clar și concis pentru angajați, este foarte important ca angajații să fie motivați. Cum motivăm angajații? Cred că cea mai bună formă de a motiva un om este prin aprecierea a ceea ce face și oferirea unui feedback constructiv. Angajatul are nevoie să cunoască în ce direcții poate evolua în cadrul firmei, ce poate îmbunătăți și ce poate face în plus pentru a-și rezolva task-urile pentru a atinge obiectivele și este mândru și motivat să continue atunci când munca sa este apreciată. Aprecierea se poate face verbal sau prin diferite premii pentru fiecare angajat în parte, iar la nivel de echipă – se pot face cadouri în perioada sărbătorilor de iarnă.
Procedurile neclare/permisive
Absenteismul. Toți salariații pot genera costuri, deoarece pot provoca disfuncții, care se vor propaga ulterior la nivelul diferitelor structuri ale organizației. Absența unui salariat poate reduce volumul de producție, volumul de vânzare, poate crește timpul necesar în rezolvarea unei sarcini pentru colegii de echipă, aduce presiune nedreaptă asupra altor membri ai echipei, ducând la o pierdere a productivității și la niveluri ridicate de stres la locul de muncă. Așadar, acest indicator duce la costul de timp al personalului, poate genera costul cu înlocuitorul, dacă sarcinile realizate de către absent nu pot fi acoperite de restul personalului, și scade venituri provenite din posibilele vânzări/prestări de servicii. Acest tip de absență obișnuită poate apărea datorită unor probleme personale ale angajatului, angajament scăzut, epuizare la locul de muncă ș.a. În cazul absenteismului angajaților, managementul firmei trebuie să se asigure că salariatului îi sunt atribuite sarcinile cu explicațiile și coordonările necesare, cu timpul de rezolvare prestabilit cu aproximare, cu toate condițiile necesare bunei desfășurări a activității. Dacă acesta absentează în mod regulat sau des de la serviciu fără un motiv legat de acesta, se poate recurge la micșorarea salariului sau tăierea bonusurilor.
Accidentele de muncă. Atât de neplăcute, încât ne dorim să nu se întâmple niciodată, dar și costisitoare. În cazul în care un angajat suferă un accident de muncă, în funcție de intensitatea acestuia, avem costuri cu spitalizarea, ambulanța, medicamentele, costul cu salariul în întregime sau parțial al angajatului pe perioada internării/recuperării, costuri indirecte precum scăderea productivității angajaților datorată faptului că este un om în minus în echipă, dar și contribuției afectării emoționale a angajaților în eficiența lor. Un accident de muncă poate avea loc din mai multe cauze și poate fi de intensități diferite. Rolul muncii de prevenire implică de fapt eliminarea majorității cauzelor. Accidentele pot fi evitate dacă se iau toate măsurile de protecție corespunzătoare: tehnice, organizatorice, igienico-sanitare și de altă natură, dar este necesară și instruirea angajaților, precum și atenția acestora în cadrul desfășurării activităților. Angajații trebuie să aibă la cunoștință regulile de desfășurarea a muncii și să poarte echipamentele de protecție pentru ca riscul întâmplării unui eveniment nefericit să fie cât mai redus.
ATENȚIE LA PROIECTELE PROPRI
Riscul de a cheltui timp îndelungat în desfășurarea oricărui tip de activitate când vine vorba despre un proiect personal este foarte mare. Trebuie să te menții ancorat în realitate, pentru a fi eficient în ceea ce faci. O planificare săptămânală a ceea ce este de făcut, în care să menționezi cât timp și ce resurse vei acorda fiecărei cerințe, îți va fi de mare folos. Cu cât ești mai organizat, cu atât cheltui mai puțin timp, dar și bani și energie.
Constatăm în încheiere că există diverse costuri ascunse în firme, dar care pot fi evitate sau diminuate, pentru a nu afecta profitul firmei. Atâta timp cât personalul este ales pe baza anumitor criterii la angajare, instruit bine, coordonat, calitatea firmei este una ridicată, iar costurile ascunse rămân ascunse.
Cele mai recente articole aici:
